Smart Desk

Smart Desk is de Siav-app waarmee u de verschillende activiteiten met betrekking tot het beheer van documenten in elektronisch formaat kunt vereenvoudigen en versnellen, van hun ontvangst via de digitale handtekening - in grafometrische modus - tot hun latere archivering binnen een documentaire of beheersoftware.
Het product is geen documentopslagplaats, maar moet worden gezien als een "overbruggingsinstrument" dat documenten ontvangt van een ERP of een document, het verkrijgen van bijlagen vereenvoudigt en de ondertekening van de verschillende documenten die nodig zijn voor het uitvoeren van specifieke verwerkt en stuurt de ondertekende documenten naar de systemen die worden gebruikt voor archivering.
De karakteristieke gegevens van elke praktijk (bv. Naam, achternaam, belastingcode, enz.) En de documenten die door de eindgebruiker moeten worden ondertekend, worden gedefinieerd in de applicatie die de Smart Desk voedt (ERP, documentensysteem enz.).
De Smart Desk-zijde toont alle ontvangen documenten en gegevens en het is mogelijk om de verschillende documenten te ondertekenen door middel van een grafometrische handtekening: dankzij het gebruik van geschikte tablets of grafische tablets kan de gebruiker een document ondertekenen, zoals een pakbon, een geïnformeerde toestemming of een contract, door een of meer eenvoudige elektronische handtekeningen (FES) of geavanceerde elektronische handtekeningen (FEA) te plaatsen met de detectie van biometrische gegevens.
De oplossing kan zowel vanaf pc als tablet (Android en / of IOS) worden gebruikt, is native geïntegreerd met de Archiflow-oplossing van Siav en kan eenvoudig worden geïntegreerd vanaf producten van derden via de ter beschikking gestelde SDK maar ook met producten van derden, voor het verzenden van de ondertekende documentatie en het implementeren van specifieke aangepaste connectoren.
Smart Desk kan worden gebruikt voor het beheer van praktijken die betrekking hebben op verschillende gebieden (Utility, PA, HR etc.) en om documenten op te halen van verschillende apparaten (ook door middel van een camera), waardoor het product flexibel is voor verschillende gebruikscontexten. Het product biedt papierloos beheer van de uitgaande documentatie die de goederen vergezelt, zoals leveringsdocumenten, en het beheer van papierwerk, zoals contracten, in digitaal formaat.
De gebruiker bij het inloggen (wat kan worden gedaan door gebruikersnaam en wachtwoord in te voeren of door LDAP-authenticatie of aangepaste provider), op basis van de rol die hem tijdens de configuratie is toegewezen, heeft hij toegang tot de ene en / of de andere productconfiguratie .

Kernpunten:
- Ontvangst van documentaire / managementdocumenten van belang;
- Ondertekening van de verschillende documenten door middel van een grafische handtekening (FES of FEA) met tablet of grafisch tablet;
- Volledige dematerialisatie van documenten en processen die een grafische handtekening vereisen;
- Maximale gebruiksflexibiliteit: Smart Desk kan zowel vanaf tablet als pc worden gebruikt, waardoor documenten kunnen worden verkregen via scannen, bestandsselectie of camera;
- Intuïtieve interface die de gebruiker begeleidt bij het uitvoeren van de verschillende stappen die nodig zijn om een ​​digitale praktijk te beheren: de operator werd onmiddellijk duidelijk welke documenten moeten werken en welke al zijn verwerkt, met bewijs van welke documentatie moet worden aangevraagd bij de gebruiker en welke moet worden ondertekend ;
- Vereenvoudigd beheer van de elektronische DDT, dankzij de weergave van de "lijst van te ondertekenen documenten" en de onderverdeling van de DDT voor elke verzender;
- Print (of stuur via e-mail) aan de gebruiker een samenvatting van de handelingen uitgevoerd met Smart Desk;
- Geïntegreerde tool met Archiflow ECM-platform;
- Automatische verzending van ondertekende documenten naar de ERP, met een speciale aangepaste connector, of naar het referentiedocumentsysteem.