Smart Desk

Smart Desk es la aplicación Siav que le permite simplificar y acelerar las diversas actividades relacionadas con la gestión de documentos en formato electrónico, desde su recepción a través de la firma digital, en modo grafométrico, hasta su posterior archivo dentro de un software documental o de gestión.
El producto no es un depósito de documentos, sino que debe ser visto como un "instrumento puente" que recibe documentos de un ERP o un documento, simplifica la adquisición de cualquier archivo adjunto y la firma de los diversos documentos necesarios para llevar a cabo procesa y envía los documentos firmados a los sistemas utilizados para el archivo.
Los datos característicos de cada práctica (por ejemplo, nombre, apellido, código fiscal, etc.) y los documentos que debe firmar el usuario final se definen en la aplicación que alimenta el Smart Desk (ERP, sistema de documentos, etc.).
El lado de Smart Desk muestra todos los documentos y datos enviados recibidos y es posible firmar los distintos documentos mediante una firma grafométrica: gracias al uso de tabletas o tabletas gráficas adecuadas, el usuario puede firmar un documento, como un albarán de entrega, firmar un consentimiento informado o un contrato, colocando una o más Firmas electrónicas simples (FES) o Firmas electrónicas avanzadas (FEA) con la detección de datos biométricos.
La solución se puede utilizar tanto desde PC como tableta (Android y / o IOS), se integra de forma nativa con la solución Archiflow de Siav y se puede integrar fácilmente desde productos de terceros a través del SDK disponible, pero también con productos de terceros, para enviando la documentación firmada, implementando conectores personalizados específicos.
Smart Desk se puede utilizar para la gestión de prácticas relacionadas con diversas áreas (Utilidad, PA, RR. HH., Etc.) y para adquirir documentos de varios dispositivos (también por medio de una cámara), haciendo que el producto sea flexible a diferentes contextos de uso. El producto proporciona una gestión sin papel de la documentación saliente que acompaña a los productos, como los documentos de entrega, y la gestión del papeleo, como los contratos, en formato digital.
El usuario al iniciar sesión (que se puede hacer ingresando nombre de usuario y contraseña o mediante autenticación LDAP o proveedor personalizado), en función del rol que se le atribuye durante la configuración tendrá acceso a una u otra configuración del producto .

Puntos clave:
- Recepción de documentos documentales / gerenciales de interés;
- Firma de los distintos documentos mediante firma grafométrica (FES o FEA) usando tableta o tableta gráfica;
- Desmaterialización completa de documentos y procesos que requieren firma grafométrica;
- Máxima flexibilidad de uso: Smart Desk se puede utilizar tanto en tabletas como en PC, lo que permite la adquisición necesaria de documentos mediante escaneo, selección de archivos o cámara;
- Interfaz intuitiva que guía al usuario en la realización de los diferentes pasos necesarios para gestionar una práctica digital: el operador inmediatamente dejó en claro qué documentos trabajar y cuáles ya se han procesado, teniendo evidencia de qué documentación debe solicitarse al usuario y qué firmar ;
- Gestión simplificada del DDT electrónico, gracias a la visualización de la "lista de documentos a firmar" y la subdivisión del DDT para cada remitente;
- Imprima (o envíe por correo electrónico) al usuario un resumen de las operaciones realizadas con Smart Desk;
- Herramienta integrada con plataforma Archiflow ECM;
- Envío automático de documentos firmados al ERP, con un conector personalizado especial, o al sistema de documentos de referencia.