Smart Desk

Smart Desk ist die Siav-App, mit der Sie die verschiedenen Aktivitäten im Zusammenhang mit der Verwaltung von Dokumenten in elektronischem Format vereinfachen und beschleunigen können, vom Empfang über die digitale Signatur - im graphometrischen Modus - bis zur anschließenden Archivierung innerhalb eines Dokumentations- oder Verwaltungssoftware.
Das Produkt ist kein Dokumenten-Repository, sondern als "Brückeninstrument" zu verstehen, das Dokumente aus einem ERP oder einem Dokument empfängt, den Erwerb von Anhängen und die Unterschrift der verschiedenen Dokumente vereinfacht, die für die Durchführung bestimmter Dokumente erforderlich sind verarbeitet und sendet die signierten Dokumente an die zur Archivierung verwendeten Systeme.
Die charakteristischen Daten jeder Praxis (z. B. Name, Nachname, Steuerkennzeichen usw.) und die vom Endbenutzer zu unterzeichnenden Dokumente werden in der Anwendung definiert, die den Smart Desk (ERP, Dokumentensystem usw.) speist.
Auf der Smart Desk-Seite werden alle empfangenen Dokumente und Daten angezeigt, und es ist möglich, die verschiedenen Dokumente mithilfe einer grafometrischen Signatur zu signieren: Dank der Verwendung geeigneter Tablets oder Grafiktabletts kann der Benutzer ein Dokument signieren, z. B. einen Lieferschein Einverständniserklärung oder Vertrag, indem eine oder mehrere einfache elektronische Signaturen (FES) oder erweiterte elektronische Signaturen (FEA) mit der Erfassung biometrischer Daten platziert werden.
Die Lösung kann sowohl vom PC als auch vom Tablet (Android und / oder IOS) aus verwendet werden, ist nativ in die Archiflow-Lösung von Siav integriert und kann über das zur Verfügung gestellte SDK problemlos in Produkte von Drittanbietern integriert werden, z Senden der signierten Dokumentation, Implementieren bestimmter benutzerdefinierter Konnektoren.
Smart Desk kann zur Verwaltung von Praktiken in Bezug auf verschiedene Bereiche (Dienstprogramm, PA, HR usw.) und zur Erfassung von Dokumenten von verschiedenen Geräten (auch mithilfe einer Kamera) verwendet werden, wodurch das Produkt für verschiedene Verwendungskontexte flexibel wird. Das Produkt bietet eine papierlose Verwaltung der ausgehenden Dokumentation, die der Ware beiliegt, wie z. B. Lieferdokumente, und die Verwaltung von Papierkram, z. B. Verträgen, in digitalem Format.
Der Benutzer hat beim Anmelden (dies kann durch Eingabe von Benutzername und Kennwort oder durch LDAP-Authentifizierung oder benutzerdefinierten Anbieter erfolgen) basierend auf der ihm während der Konfiguration zugewiesenen Rolle Zugriff auf die eine und / oder die andere Produktkonfiguration .

Wichtige Punkte:
- Empfang von Dokumenten / Verwaltungsdokumenten von Interesse;
- Signieren der verschiedenen Dokumente durch graphometrische Signatur (FES oder FEA) mit einem Tablet oder einem Grafiktablett;
- Vollständige Entmaterialisierung von Dokumenten und Prozessen, die eine graphometrische Signatur erfordern;
- Maximale Flexibilität bei der Verwendung: Smart Desk kann sowohl vom Tablet als auch vom PC aus verwendet werden und ermöglicht die erforderliche Erfassung von Dokumenten per Scan, Dateiauswahl oder Kamera.
- Intuitive Benutzeroberfläche, die den Benutzer bei der Durchführung der verschiedenen Schritte zur Verwaltung einer digitalen Praxis unterstützt: Dem Bediener wurde sofort klar, welche Dokumente zu bearbeiten sind und welche bereits verarbeitet wurden, und er hat den Nachweis, welche Dokumentation vom Benutzer angefordert und welche unterschrieben werden müssen ;;
- Vereinfachte Verwaltung des elektronischen DDT dank der Anzeige der "Liste der zu unterzeichnenden Dokumente" und der Unterteilung des DDT für jeden Versender;
- Drucken Sie dem Benutzer eine Zusammenfassung der mit Smart Desk ausgeführten Vorgänge aus (oder senden Sie sie per E-Mail).
- Integriertes Tool mit Archiflow ECM-Plattform;
- Automatisches Senden signierter Dokumente an das ERP mit einem speziellen benutzerdefinierten Anschluss oder an das Referenzdokumentensystem.