Lo strumento tecnologico consentirà di pianificare, organizzare, eseguire e controllare la partecipazione delle persone alle riunioni accademiche programmate da qualsiasi dipartimento dell'istituzione, al fine di interagire e integrare la comunità studentesca, il tutto alla ricerca di aggiornamenti accademici di gli studenti. La soluzione tecnologica è costituita da un'applicazione mobile, a cui chiunque può accedervi dal Google Play Store, a questo punto è importante sottolineare che il sistema genera codici alfanumerici che solo la persona responsabile dell'evento conosce e può inviare a persone che parteciperanno agli incontri; lo stesso accadrà con la conferma della partecipazione alle riunioni. Per gli utenti registrati e accettati, verrà inviato un codice di conferma per partecipare alle riunioni accademiche organizzate dal responsabile. L'applicazione ha una moderna interfaccia grafica che semplifica la navigazione e l'utilizzo. Due ruoli responsabili e partecipanti interagiscono nel sistema.
Per il ruolo di manager, l'applicazione consente di creare e configurare gli eventi che si svolgeranno nell'ambito delle attività accademiche; Gestirà inoltre gli incontri che si svolgeranno nell'ambito degli eventi creati. Allo stesso modo, è possibile accettare o meno le persone che si registrano come partecipanti a un evento, nonché conoscere in prima persona chi ha confermato la partecipazione alle riunioni, al fine di pianificare e organizzare in base alle persone che confermano la partecipazione.
Per il ruolo Partecipante, l'utente può registrarsi per un evento purché la persona responsabile dell'evento abbia inviato il codice. Successivamente, se si desidera partecipare a una delle riunioni programmate, con un codice speciale è possibile confermare la presenza.