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Les principales fonctions du système de gestion électronique de documents
Les principales fonctions du système de gestion électronique de documents sont :
- enregistrement des documents;
— contrôle de l'exécution des documents ;
— contrôle du mouvement des documents papier et électroniques, maintien de l'historique du travail avec les documents;
— création et édition des détails des documents ;
— formation de rapports sur le flux de documents de l'entreprise;
- créer un document directement dans le système ;
- travailler avec des versions de documents, des documents complexes multi-composants et multi-formats, des pièces jointes ;
— distribution électronique de documents ;
— travailler avec des documents dans des dossiers ;
- réduire les coûts d'accès à l'information et de traitement des documents.
Avantages de la gestion électronique des documents
Les principaux avantages de la gestion électronique des documents sont les suivants :
– stockage centralisé, structuré et systématisé des documents dans une archive électronique ;
— réduire les coûts d'impression, d'affranchissement et de stockage des documents papier ;
- une approche uniforme des procédures de constitution et de traitement d'un acte (enregistrement, visa, etc.) ;
— réduction des délais de livraison, d'enregistrement et de coordination des documents ;
— la rapidité de signature des documents ;
- la possibilité d'effectuer toutes les opérations avec des documents en ligne 24 heures sur 24 : rechercher, télécharger, imprimer, vérifier, rejeter et également suivre leur mouvement ;
— recherche rapide de documents.
- dans le système de gestion électronique des documents, l'organisation ne peut pas imprimer de documents, mais les stocker dans une archive électronique.
- si nécessaire, les documents stockés dans l'archive, si nécessaire, peuvent être imprimés.