Records Management

Die für 2023 aktualisierte Anwendung „Department of Navy (DON) Records Management“ ist die mobile Version des obligatorischen DON Records Management-Schulungskurses. Diese jährliche, App-basierte Schulung vermittelt dem Personal Richtlinien und Best Practices für die Aktenverwaltung gemäß den Bundesvorschriften. Es hilft Benutzern, allgemeine Aufzeichnungsmethoden, den Lebenszyklus von Aufzeichnungen, Verfügungen, wesentliche Aufzeichnungen, elektronische Aufzeichnungen, Aufzeichnungen von Führungskräften und zugehörige Informationen zu verstehen. Insbesondere hilft die App den Benutzern, ihre Pflichten in Bezug auf die Aufzeichnungen zu verstehen, für deren Führung sie verantwortlich sind. Zu diesen Aufgaben gehören unter anderem:
- Sicherstellen, dass Sie die Richtlinien und Verfahren Ihrer Agentur für die Datenverwaltung kennen
- Überprüfung des Aktenplans Ihres Büros und Festlegung der Materialien, für deren Pflege Sie verantwortlich sind
- Befolgen Sie die im Aufzeichnungsplan angegebenen Aufbewahrungs- und Entsorgungsrichtlinien
- Informieren Sie Ihren Records Manager über etwaige Unstimmigkeiten oder erforderliche Aktualisierungen des Aktenplans
- Wir verstehen, dass Sie haftbar gemacht werden können, wenn eine Aufzeichnung nicht ordnungsgemäß verwaltet wird.

Überprüfung des Kursabschlusses:
- Kursabschlüsse können per E-Mail an das Navy Training Management and Planning System (NTMPS) gesendet werden, um sie in der Electronic Training Jacket (ETJ) anzuzeigen.
- Benutzer sollten E-Mails mit Kursabschlusszertifikaten aufbewahren, bis die erfolgreiche Veröffentlichung in ihrem ETJ oder Fleet Training Management Planning System (FLTMPS) überprüft werden kann.
- Wenn der Abschluss nach 72 Stunden nicht in ETJ oder FLTMPS angezeigt wird, möchten Benutzer möglicherweise eine Kopie der E-Mail an ihren Vorgesetzten oder FLTMPS-Koordinator/Schulungs-POC weiterleiten, um den Abschluss zu bestätigen. Bei Bedarf kann der FLTMPS-Koordinator den Kursabschluss mithilfe des FLTMPS-Lernereignis-Abschlussformulars manuell protokollieren.